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Home office ou trabalho remoto: ferramentas digitais em tempos de mudança

Sugestões de ferramentas para facilitar o trabalho remoto em meio à pandemia que chega ao país.

O coronavírus impôs uma nova realidade ao mundo e, consequentemente, à muitos trabalhadores que tiveram que rapidamente lidar com essa mudança radical de cultura. Em questão de dias, muitas pessoas entraram no mundo do home office, e trabalhar de casa, preparar sua rotina, cuidar dos filhos e ainda evitar a procrastinação e a falta de foco se tornaram um enorme desafio.

Inúmeros textos brotaram, pós COVID-19, sobre trabalho remoto. A maioria dos que li focam em dicas e orientações geais, algo que eu mesmo esbocei aqui há uns anos. Como as dicas ainda são as mesmas, resolvi focar em ferramentas que me ajudam a trabalhar de casa.

Separei-as nas seguintes categorias:

Gerenciamento de tarefas

Todoist, Trello e Basecamp são ótimas escolhas

Estes serviços funcionarão como a sua central de tarefas e, de preferência, devem ser configurados de forma simples para que você perca o mínimo de tempo em coisas inúteis.

O serviço que uso diariamente é o Todoist, que permite criar projetos separados (Pessoal e Profissional, por exemplo), definir lembretes e gerenciar tarefas recorrentes. Além disso, é muito amigável e possui, até mesmo na versão gratuita, diversas funcionalidades

O Trello e o Basecamp também são legais, porém mais focados em projetos específicos. A sugestão é olhar os três e ver qual se encaixa mais na sua ideia.


Gerenciamento de tempo

Toggl para registrar o tempo usado em cada tarefa, projeto ou cliente
RescueTime para ter uma ideia de como seu tempo é gasto no computador
Google Calendar pra visualizar como seu tempo vai ser alocado
Pomodoro para pequenos momentos de produtividade

O Toggl é a ferramenta que diz em que você trabalhou durante o dia, a semana ou o mês. A ideia é simples: você ativa um contador assim que começar uma nova tarefa e ele oferece relatórios completos de como suas horas foram gastas em diferentes projetos ou clientes, seja lendo materiais, respondendo a emails, conversando com usuários ou escrevendo algo que precise ser compartilhado.

Já o RescueTime, quando instalado, é totalmente invisível. Ele registra tudo o que você faz em seu computador (sites acessados, programas que está usando, tempo que você está ocioso), quanto tempo você ficou em cada tarefa, e gera um relatório no final da semana mostrando quão produtivo foi o tempo que você passou na frente da tela.

Dentro do site, há várias formas de categorizar o seu trabalho (muito produtivo, produtivo, neutro, nada produtivo) e também as ferramentas que você usa. Após algum tempo refinando, já dá pra ter uma ideia da porcentagem gasta em diferentes modalidades durante a semana.

Você pode também usar o próprio Google Calendar para criar sua rotina, definindo os horários em que vai trabalhar, suas reuniões, momentos de lazer e até o almoço. O ideal é que a agenda lhe ajude a manter a rotina.

Há também a técnica Pomodoro. Aplicada ao trabalho, ele funciona da seguinte maneira: você aciona o timer que vai rolar por X minutos, geralmente 25. Quando acabar o tempo, você para, levanta e descansa por uns 5 minutos, e só então volta à tarefa. Pode ser muito útil para as pessoas que tem uma dificuldade em se concentrar. Há dezenas de extensões ou até mesmo apps pro celular.


Comunicação

Slack, para conversas pontuais e bate-papo
P2s, pra discussões longas e informações que precisam ser documentadas

Zoom e Google Hangouts em reuniões
WhatsApp, nunca pra trabalho

O Slack funciona com uma central de salas de bate-papo. Cada equipe tem sua sala (pensando em uma estrutura meio geral: pagamentos, RH, design, marketing, TI etc) e nelas são feitas discussões mais pontuais e avisos. Além disso, você pode criar outras salas informais para que as equipes falem das mais variadas coisas. Talvez seja a ferramenta mais comum hoje para comunicação entre times distribuídos e remotos.

O P2 nada mais é que um tema para sites feitos em WordPress, muito usado para comunicação assíncrona. Todos os mesmos canais acima (pagamentos, RH, design etc) tem seus próprios sites onde são feitas conversas mais longas, gerar documentação ou até mesmo fomentar discussões. A vantagem aqui é que, aliado a um sistema de pesquisa robusto, é possível ter toda a informação necessária em alguns cliques, como se todos os sites formassem uma bela intranet.

Para reuniões, há algumas ferramentas como o Zoom (apesar dos recentes problemas com privacidade) e o Google Hangouts. O Zoom, por exemplo, é gratuito para times de 3 ou mais pessoas desde que sua reunião não dure mais que 40 minutos. Reuniões não deveriam durar mais que 40 minutos mesmo, então o limite de tempo é um exercício para equipes com dificuldade em focar numa conversa enxuta.


Leitura

Instapaper para ler depois
Outline e Just Read para ler agora

Ler texto na internet pode ser complicado: parágrafos muito largos, péssima altura de linha, pouco contraste, enfim.

Se o site que você está tentando acessar e ler tem uma legibilidade escrota, você pode tentar alguns dos leitores online. Eles removem tudo que não é necessário e mantém apenas o texto em foco. Para textos que eu quero ler depois, eu uso o Instapaper, que sincroniza automaticamente com o app no celular.

Já para as leituras imediatas, há algumas opções como o Outline (que inclusive fura paywall) e a extensão Just Read.


Escrita

OmmWriter para uma escrita sem distrações
Simplenote e Evernote para sincronizar notas em vários dispositivos

O OmmWriter é uma ferramenta de criação de texto extremamente simples. Não há ferramentas de edição (negrito, itálico, tabelas, cabeçalhos) tampouco menus enormes: o foco é escrever sem interrupções em um ambiente 100% offline.

Se a ideia for usar uma ferramenta que possa ser acessada online e ainda sincronizar em vários dispositivos, Simplenote e Evernote são ótimas opções.

Para quem precisa escrever em inglês com certa frequência, o Grammarly aponta os seus erros ortográficos e, na versão paga, também dá dicas de como construir sua frase melhor. Mão na roda.


Segurança

1Password ou LastPass para gerenciamento de senhas e dados sensíveis
Authy para verificação em duas etapas

Toda reportagem sobre crimes virtuais termina com alguém recomendando a mais importante das lições:

Não use a mesma senha pra mais de um serviço

Como ninguém deveria anotar centenas de senhas em um caderno ou em um arquivo digital, programas como o 1Password e o LastPass são extremamente úteis para gerenciar dados sensíveis.

Além disso, a autenticação em dois fatores, também chamada de verificação em duas etapas, é extremamente importante. Para gerenciar os códigos que são oferecidos para essa autenticação, você pode usar o Authy.


Automatização de tarefas

TextExpander para textos repetitivos
IFTTT ou Zapier para conectar tarefas em serviços distintos

O TextExpander é um programa que evita a repetição. Você digita poucas letras no seu teclado e elas automaticamente se transformam em uma frase ou até mesmo em alguns bons parágrafos. É uma ferramenta fundamental para quem lida com suporte online ou que tende a escrever sempre as mesmas coisas.

Você também pode gerar substituições para abreviações. Por exemplo, cada vez que eu digito vc, o TE automaticamente muda para “você”. É possível também fazer com que ele corrija automaticamente palavras que você sempre digita errado, ou até mesmo criar trechos mais complexos, envolvendo a data atual, cálculos matemáticos ou áreas de texto a serem preenchidas. Há também extensões gratuitas que fazem um trabalho parecido como a Auto Text Expander, disponível para o Google Chrome.

Já o IFTTT e o Zapier se encarregam de criar conexões entre serviços diferentes para evitar que precisemos fazer o trabalho manual. O que eles fazer é gerar uma ação assim que uma outra é executada, juntando serviços sem integração nativa. As possibilidades são infinitas:

  • Se uma tarefa for completada no Trello, adicionar uma nova linha em um texto ou a uma planilha do Google Drive a fim de gerar um relatório no final do mês
  • Se um novo email com certa palavra-chave chegar, criar uma nova tarefa no Todoist
  • Se um texto lido no Instapaper for curtido, compartilhar automaticamente no Slack

Há também outras ferramentas como Alfred e Keyboard Maestro, ambas para Mac, além do AutoHotkey (Windows) e do Zazu (Windows, Linux e Mac).


Captura de tela

Droplr e CloudUp como aplicativos
Awesome Screenshot para seu navegador

Ferramentas que capturam a tela são muito úteis para a área de suporte também onde se faz necessário mostrar especificamente o que está acontecendo do seu lado do computador, ou até mesmo destacar aquilo que você deseja. Droplr e CloudUp geram automaticamente um link que com o conteúdo (imagem, captura por vídeo, gifs ou até mesmo um pedaço de código).

Há também algumas extensões para navegadores, como a Awesome Screenshot no Google Chrome.


Conteúdos adicionais

Referências gerais para ajudar no teletrabalho

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